寫給排版設計的基礎功:不會設定段落及字元樣式,不要說你會排版!

*這篇不是要教你設定,是跟你說為什麼你要會!這年頭不曉得為什麼大部分人都喜歡花時間「做電腦可以幫你做」的事,而不是使用電腦的功能有效率的工作!

「排版」這事打自有Microsoft Office的Word之後,就產生了莫多「排版」的壞習慣。說到底,是大部分人使用word這種「文書處理」的軟體後,在其不專業(或不符中文排版)的功能上,有了錯誤的使用習慣,最常見的大概就是「首行空兩字」這玩意兒(專有名詞叫「首行縮排」)

我還記得我學word時,學校老師跟學生一樣都是初初接觸這項軟體,說要教也亂七八糟,就連電腦課本也多半看不太懂在說什麼,或是寫得非常粗淺。

真要碰到排版軟體,已經是我踏進職場,跟著前輩手把手的學,才發現「word」這玩意真是個難用的東西,經常在縮排、空格亂七八糟的空,首行縮排(一般中文段落)或是首行凸排(選項的部分,如一、二、⋯⋯)都很難設定。

不過,我也真遇不到幾個人能夠在word上設定「段落格式」的人,大部分人不論是空行、首行縮排、首行凸排、大標、小標、粗體、斜體⋯⋯等等,都是滑鼠拉過去選取需要變動的字元,然後設定它們的大小、字體等其他樣式,若是單一頁那也就罷了,但若是文件內容一多(上萬字)大標、小標、中標或格式一多,就常常在編排上會形成前面一部分是一種格式,中段又是一種格式,最後尾巴又是一種格式,那就是沒有設定統一的樣式,以致於整份文件的格式經常出現不統一的狀況。(但必須說,所有的文書處理軟體,確實沒有專業的排版軟體來得好設定。)

很多人會問:「我就弄得出來就好了,你管我怎麼弄。」

大部分會用到「把文件排版到美美的」這些功能的人,很少有人有「標準作業流程」的概念。搞設計的會覺得「反正我東拉西排能夠對齊好看就好」,幹編輯的會覺得「反正能夠做出我想要的東西就好」,但很少人去思考「節省時間」這件事。同樣一本書同樣的內容,為什麼別人可以用你三分之一的時間去完成,而你要用三倍的時間,還經常性「格式不統一」亂七八糟的像是不專業的人做出來的東西?

「為什麼你不用對方法節省時間?老是堅持錯的方式而覺得別人龜毛要求你要會?」這件事是我對於那些「總是認為這些必備的專業流程根本不重要的人」經常有的疑問?流程上的準則、知識,能讓你省去時間做更多事或更快完成事情,為什麼不好好的把它放在心上學起來、熟悉它,然後達到用最有效率的時間完成工作的項目?

*人總是一邊不用有效率的工作方式,一邊抱怨工作做不完加班?別人沒效率是別人的事,你幹嘛跟別人一樣?我都跟編輯說:「你多花一點時間把稿子的文字都修到最正確,我排版很快,我把時間留給你。」(快手不是叫假的:sunline.liu@gmail.com

說穿了排版的設定格式/樣式,就是一種「自動化」的規則建立只要你能在前置作業將這些格式/樣式設定好,你就能藉由軟體的功能,提升自己的效率。不然你每一個標題都要重複「字級15pt,行距150%,字體粗黑」的去設定大標(或者我相信很多人是複製第一個,再去貼上另一個大標的文字。)整本書要是有二十個大標,你設定二十次,不是很好笑?不只浪費時間,還常會發生前後不統一的奇形怪狀,有時還會因為文章內容過多,連大標、中標、小標都分不清楚究竟這個標是跟在誰後面,就更混亂了。

早期在排版軟體「文淵閣」的排版,更像是後來網頁的HTML碼,你可以先設定好每個段落格式,以參數設定它們,再在純文字檔裡把參數加進去,進到文淵閣裡讀入文字檔,根本不用再去選取段落格式,只要去微調版面就可以了!但現在Adobe indesign無法背景先下好指令,不然做書就更快了。

以一本純文字書的小說來說,文中頂多分章名頁、章節標題、內文,內文文字上的使用可能有加重語氣的粗體、英文書名的斜體、需要被突顯強調的楷體或宋體,以及注解數字在直書裡橫轉直,如此不複雜的東西,設定好段落格式,十六萬字、一百個注解、四百頁,以我來說大概不用半天就可以完成了。(套用格式、設定快速鍵、利用搜尋與取代的功能代換⋯⋯改日再寫。)

如果你有志要學「自己排版」「自己出版」,摸清楚排版軟體的格式設定,讓電腦幫你做事,會讓你事半功倍,省點時間!不要用蠢方法做事,然後問別人「幹嘛要懂」或是一直加班加到死覺得工作做不完而一直很厭世!

但排版費也因為這樣的自動化看起來好像「好輕鬆喔!」有時會被案主覺得「你憑什麼開那麼高的價?」一個好的排版設計,可以在你將至死線前還留大半個月給你,或者在你原有的時程裡,不只多留一半的時間給你,還能幫助你不用再心思去留意「軟體就能幫你解決的問題」,多花一點錢省很多時間還省很多力氣,為什麼不?

當然,也會有很多老屁股們會悠哉的在一旁說:「這些不是大家都知道的事,你寫個屁。」沒有,從案主的往來和收到他們丟來給我看其他人的排版檔看來,大概有八成以上的人是沒有「好好設定」或是「根本沒設定」這些樣式!學好它,你才不會做書做得每次都很想死,很厭世而且沒有效率!

附圖:這是前陣子做某本書時用的段落格式及字元樣式的設定。

如果你無法思考這鬼東西是什麼,簡言之就是你在文字平台上,平台先幫你設定好的功能,如matters及方格子的文字編輯功能!

排版的時候,需要因不同的內文去設定適合該本書的樣式。做好了一本書,像純文字書樣式差不多的,就可以直接套版型,不用每次重設!(需要微調即可)

用對方法工作,你就不會那麼討厭工作;思考如何提升效率,你才會有更多時間生活!(時間,都是自己找出來的,共勉之!)

圖:20211103台中中央書局,Canon EOSM50

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